La tarjeta de identificación patronal del IMSS es un medio de identificación para que los patrones y empresarios puedan cumplir las obligaciones con la seguridad social y los derechos laborales en base al artículo 2 de la legislación laboral federal (LFT) y del artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS).
Si no sabes cómo tramitarla, solicitar tu NPIE o firma electrónica, recuperar el certificado digital o gestionar las afiliaciones en línea desde el escritorio virtual, lo haremos aquí PASO A PASO.
¿Qué es el registro patronal?
El registro patronal que aparece en la tarjeta de identificación es un registro compuesto por 11 dígitos (000-12345-67-8) que se asigna a las personas físicas o morales dadas de alta en el IMSS como patrón.
Según el Reglamento de Afiliación, como obligación, deberán solicitarlo o disponer del mismo cuando se da una de las siguientes situaciones:
- Se inicia el uso de los servicios de uno o varios trabajadores en una sociedad u organización
- Se constituye la organización como una sociedad cooperativa.
- Se inicia la vigencia del convenio de incorporación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
¿Qué son las claves numéricas del registro patronal?
De los 11 dígitos que conforman el registro patronal (ejemplo: 000-12345-67-8), estos se dividen en:
- Los 3 primeros dígitos son la clave alfanumérica que corresponden al municipio donde se ubica el patrón.
- Los 5 números siguientes representan el número progresivo del municipio.
- Los 2 dígitos siguientes son la modalidad de asegurado en la que cotiza el patrón.
- El último dígito es un número verificador cuyo uso es el de validar que la estructura del registro patronal sea la correcta.
Un patrón puede tener tantos registros como sucursales tenga a lo largo de México.
Por tanto, con diferentes tiendas, oficinas, sucursales o filiales repartidas en diferentes estados, el patrón puede llegar a tener un número de Registros Patronal diferente, aunque esto se puede simplificar con un trámite en el IMSS para una identificación más fácil.
¿Para qué sirve la tarjeta de identificación patronal?
La tarjeta patronal o registro patronal se usa para cumplir las obligaciones patronales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) mediante el Número Patronal de Identificación Electrónica, conocido como NPIE y en conjunto con el certificado digital.
El IMSS debe asignar a cada patrón un documento de identificación patronal por cada registro patronal que se asigne y este documento o tarjeta contiene:
- Número de registro patronal asignado por el IMSS
- Nombre, denominación o razón social completos del patrón o sujeto obligado a registrarse
- Actividad, clase y fracción de la empresa
- Domicilio fiscal
- Firma del patrón o del representante legal autorizado
- Nombre completo y firma de las personas autorizadas por el patrón para que puedan presentar los avisos de afiliación
Aunque actualmente el formato físico de la tarjeta no se usa, es conveniente que los patrones lo tengan puesto que todavía existen trámites en las subdelegaciones que así lo requieren. Hoy día se trabaja con la tarjeta patronal virtual y el certificado para auto-empleados, empresas y sociedades.
La tarjeta patronal identificativa se entrega junto al número patronal de identificación electrónica (NPIE) para la realización de los trámites en línea con las Administraciones.
¿Cómo tramitar la tarjeta patronal imss?
Para sacar la tarjeta patronal del imss, el sujeto o persona obligada a ello puede hacerlo de dos formas:
Sacar la tarjeta patronal presencialmente
Este trámite se realiza en la subdelegación del IMSS encargada del registro patronal de Lunes a Viernes en días hábiles del IMSS de 8:00 horas hasta las 15:30 horas.
Para ello, el patrón antes de citarse en la subdelegación, puede rellenar el Aviso de Alta del Registro Patronal a través de la descarga del PDF:
¿Qué requisitos se necesitan para solicitar el registro patronal?
- Impresión de la Carta de Términos y Condiciones para la Obtención y Uso del Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital. Debe estar firmada autógrafamente (Original y Copia)
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP). Documento original
- Identificación oficial vigente (Original y Copia)
- Si se requiere, Poder Notarial para actos de dominio, de administración o poder especial en donde se especifique que la persona puede realizar toda clase de trámites y firmar documentos ante el IMSS. (Original y Copia)
La carta de términos y condiciones se obtiene justo cuando se genera la solicitud en línea del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y el certificado digital, y tiene que imprimirse y firmarse autógrafamente.
Pre alta patronal imss
Este trámite de PRE-ALTA de registro se puede realizar en línea los 365 días del año y a cualquier hora.
Si todavía no ha creado una cuenta en el sistema, se requerirá disponer de la CURP, FIEL y un correo electrónico.
Para ello, el patrón solamente tiene que ingresar a la página del IMSS y acceder a la sección: Solicitud de número de Registro Patronal y seguir los pasos:
Paso 1: Indicar la fecha a partir de la cuál se iniciará el movimiento o surtirá el efecto el registro:
Paso 2: Ingrese los datos personales, CURP, RFC y el nombre de la EMPRESA
Paso 3: Ingrese los datos de domicilio, código postal y correo electrónico.
Paso 4: Sise actúa bajo representante legal con poder administrativo, marque las casillas que se muestran e ingrese los datos de CURP y RFC que se indican, así como teléfono, nombre y apellidos.
Paso 5: Si el domicilio fiscal coincide con el domicilio donde se trabaja, marque la casilla. De lo contrario, se tendrá que especificar el lugar del centro de trabajo.
Paso 6: Si existen personas autorizadas para gestionar las afiliaciones, marque la casilla y luego ingrese los datos de la persona. Se pueden añadir hasta 3 personas como máximo. Para incorporar nuevas personas, haga clic en el botón «AGREGAR«.
Paso 7: Describa el objeto social y las actividades para la que fue registrada su empresa o su trabajo.
Paso 8: Indique el (ver tabla aquí si no lo sabe) código de clasificación de actividades económicas de su empresa o su trabajo.
Paso 9: Los siguientes pasos hacen referencia al producto o servicio prestado o elaborado (puede indicar hasta 10 productos o servicios haciendo clic en «AGREGAR«), materias primas usadas y maquinaria empleada para tal fin, así como el equipo y los procesos que se llevan a cabo.
Paso 10: Indicar el número de trabajadores a su cargo o que trabajan en la empresa, junto con su oficio u ocupación. Haciendo clic en «AGREGAR» podrá incorporar el número necesario de trabajadores.
Paso 11: En la sección SOCIOS, elegir persona física o persona moral para abrir la ventana de introducción de datos de los mismos. Los socios siempre figuran en el acta constitutiva de la empresa firmada ante notario y son los que se deben agregar.
Paso 12: Si no existe ninguna actividad complementaria no es necesario marcar esta casilla, por lo que haremos clic en «ACEPTAR«.
Una vez finalizado el proceso, el sistema va a arrojar una pantalla donde podrás sacar o imprimir el COMPROBANTE DE CITA para el ALTA DE REGISTRO PATRONAL en una subdelegación.
En la parte inferior de la carta de prealta de registro imss, deberá tener en cuenta lo siguiente:
- Delegación del IMSS donde será la cita
- Ubicación de la delegación
- Fecha y hora de la cita
- Documentación que debe aportar el día de la cita
Una vez finalizado el trámite del Registro Patronal, la persona recibirá los siguientes documentos:
- Carta de términos y condiciones para poder usar en la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y así realizar los trámites digitales del IMSS.
- Acuse del recibo electrónico en PDF
- Aviso de Registro Patronal de Personas Físicas (ARP-PF) o Personas Morales en el Régimen Obligatorio (ARP-PM).
- Tarjeta de identificación patronal
Sacar la tarjeta patronal por escritorio virtual del IMSS
Para obtener la tarjeta patronal en línea a través del escritorio virtual es necesario disponer primero del certificado digital, hoja de poder notarial y la CURP (para darse de alta en el sistema) tal y como se muestra en el siguiente vídeo explicado paso a paso:
¿Cómo obtener la firma electrónica NPIE?
La firma electrónica mediante el certificado digital de la empresa o patrón permite realizar los trámites y actuaciones en línea usando el sistema IMSS Desde Su Empresa (IDSE).
Para sacar el certificado digital de empresa se deben realizar los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar en ISDE a través del enlace: Solicitud NPIE :: Certificación Digital :: IMSS
Paso 2: Clic en el botón «GENERAR SOLICITUD«
Paso 3: Ingrese los datos del formulario que aparece para solicitar el certificado, y una vez completado, haga clic en el botón CONTINUAR.
Requisitos para sacar el certificado digital de empresa
- Datos de identificación del Patrón, Sujeto Obligado o Representante Legal.
- Datos de su domicilio fiscal y correo electrónico para recibir las notificaciones.
- Crear un Usuario de 8 caracteres como mínimo y 20 como máximo, de tipo alfabético, numérico o alfanuméricos
- Crear una Contraseña de 8 caracteres como mínimo y 20 como máximo, alfabéticos, numéricos o alfanuméricos
- La contraseña no DEBE coincidir con el nombre de Usuario.
- Recomendable contar con USB seguro o espacio seguro en disco para guardar el archivo con extensión *.key (denominada llave privada) que generará el sistema al finalizar el proceso y que se podrá descargar.
- El Patrón, Sujeto Obligado o Representante Legal, dispone de un máximo de 10 días hábiles, tras efectuar la solicitud electrónica para concluir el trámite ante la Subdelegación.
- El sistema lo cancelará automáticamente la solicitud si esto no se cumplen los términos establecidos y la persona deberá iniciar una nueva solicitud.
- Una vez entregada toda la documentación en la ventanilla de la Subdelegación, se hará la entrega del Certificado Digital expedido por el IMSS.
Esta firma digital produce exactamente los mismos efectos jurídicos que una firma autógrafa (a mano en papel físico).
Por esta razón se hace necesario que el patrón o la empresa cuente con uno ya que para que la firma sea legal siempre se requiere lo siguiente:
- Certificado Digital
- Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
- Usuario y contraseña (coinciden con los que se obtienen en el trámite de Solicitud de Certificado Digital)
También es posible solicitar Certificados Digitales Adicionales para que las personas autorizadas y designadas por el patrón o empresa puedan realizar estos trámites electrónicos reconocidos como propios:
- Movimientos afiliatorios
- Consulta y confronta de emisión
Mediante el certificado electrónico o firma digital también se pueden gestionar y firma para varios centros de trabajo o filiales con el Registro Patronal Único (RPU), es decir, operar bajo Matriz y Sucursales.
De ser necesario, se podrán cancelar uno o varios certificados digitales en cualquier momento.
¿Cómo puedo recuperar mi certificado digital IMSS?
El proceso de obtener y recuperar el certificado o firma digital es el mismo ante el IMSS, por lo que debes seguir estos pasos:
- Ingresa al portal oficial del IMSS o http://idse.imss.gob.mx/certificacion/jsp/representante/requerimiento/linkRequerimiento.jsp
- Accede con tu Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
- Ingresa al siguiente link http://idse.imss.gob.mx/certificacion/instalaRenovacion.idse?SERIAL_NOM=
- Con el número obtenido, guárdalo y luego pégalo cuando lo pida la pantalla del siguiente enlace: http://idse.imss.gob.mx/certificacion/instalaRenovacion.idse?SERIAL_NOM= (número obtenido)
La solicitud de cambio debe firmarse con la contraseña y con el archivo .key obtenidos.
